Vai trò của hoạt động quản trị văn phòng ở các cơ quan hành chính nhà nước

Hoạt động quản trị văn phòng (QTVP) là một kỹ năng quản trị. Đây là một cách tiếp cận mới mà hiện nay trong chương trình đào tạo ngành QTVP ở một số trường lựa chọn¹. Bản thân hoạt động QTVP cũng là một nghiệp vụ, nó tập hợp rất nhiều thao tác, kỹ thuật khác nhau. Kỹ năng QTVP là khả năng chuyển hóa những kiến thức, hiểu biết thành hành động cụ thể để áp dụng vào quá trình thực hiện đạt mục tiêu. Với tư cách là một kỹ năng, QTVP bao gồm các kỹ thuật, thủ thuật được sử dụng để có thể thiết lập các kế hoạch, chương trình công tác, phân tích  tình huống để ra quyết định,… Đồng thời, khi tiến hành QTVP, các nhà quản trị phải sử dụng rất nhiều kỹ năng và công cụ kỹ thuật, như: kỹ thuật phân tích khung logic, kỹ thuật phân tích SWOT, kỹ thuật phân tích nguyên nhân (biểu đồ nhân quả), kỹ thuật xác định tiến độ (biểu đồ Gantt),…

Chức năng quản trị cũng yêu cầu các nhà quản trị cần có tư duy để đánh giá năng lực, sử dụng nhân sự cũng như các phương pháp áp dụng kỹ thuật vào hoạt động quản trị mục tiêu giúp cho đội ngũ nhân sự thực hiện tốt và hiệu quả các chương trình, kế hoạch công tác đặt ra. QTVP không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ gắn bó với nhau. Trong đó, các kỹ năng xây dựng kế hoạch, mục tiêu sẽ giúp cho việc tư duy dự báo, phân tích tình huống để thực hiện công việc hiệu quả, đạt mục tiêu đề ra.

QTVP ở các CQHCNN đóng vai trò đặc biệt quan trọng, khi vị trí và vai trò của văn phòng ngày càng được nhấn mạnh thì hiệu quả hoạt động của các chức năng QTVP có tác động rất lớn đến kết quả hoạt động của các CQHCNN. QTVP giúp xác định các nguồn lực cũng như bố trí các nguồn lực cần thiết, từ đó giúp CQHCNN sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Bên cạnh đó, QTVP giúp tham mưu và trực tiếp thực hiện quản lý và sử dụng hiệu quả các cơ sở vật chất trong CQHCNN, tránh được tình trạng lãng phí, thất thoát. Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các cá nhân, bộ phận trong CQHCNN ở từng công việc cụ thể, tránh được sự chồng chéo, trùng lắp. Thông qua hoạt động QTVP tốt có thể tránh được những sai sót trong tổng thể các hoạt động của các CQHCNN.

Tuy nhiên, trong thực tiễn, nhiều CQHCNN hoạt động chưa hiệu quả do không có kế hoạch quản trị mục tiêu tốt hoặc kế hoạch không được xây dựng một cách chính xác và khoa học. Trong phát biểu phê bình về công tác phòng, chống dịch tại một số địa phương, Thủ tướng Phạm Minh Chính đã nhấn mạnh: “Phong tỏa không có mục tiêu, lộ trình, giải pháp thì phong tỏa để làm gì?”². Điều này đã phần nào thấy rõ được tầm quan trọng của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch, ra quyết định trong quản lý hành chính nhà nước.

Các yêu cầu về kỹ năng quản trị văn phòng ở các cơ quan hành chính nhà nước

QTVP là một công việc quan trọng và không hề đơn giản, vì vậy, đòi hỏi những người làm công tác này ở các CQHCNN phải có nhiều kỹ năng khác nhau. Tiếp cận từ góc độ quản trị, có thể kể đến 3 nhóm kỹ năng QTVP sau đây:

Nhóm 1: kỹ năng chuyên môn.

Mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hay mỗi hoạt động đều có những chuyên môn, nghiệp vụ mang tính chuyên môn hóa, vì vậy, đòi hỏi phải có kỹ năng chuyên môn. Kỹ năng chuyên môn là khả năng thực hiện các công việc cụ thể, gắn với yêu cầu về trình độ chuyên môn của từng lĩnh vực. Kỹ năng chuyên môn được áp dụng vào hoạch định trong QTVP của CQHCNN là quá trình áp dụng các chuyên môn, nghiệp vụ của QTVP vào xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác, đồng thời còn là khả năng sử dụng các công cụ, kỹ thuật trong hoạch định. Không phải tất cả các kiến thức, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ của QTVP đều được áp dụng mà chỉ những kỹ năng được sử dụng thường xuyên và gắn với yêu cầu của công việc. Kỹ năng chuyên môn trong QTVP bao gồm:

(1) Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin. Người làm công tác xây dựng kế hoạch mục tiêu, nhiệm vụ cần thu thập các thông tin dự báo về môi trường hoạt động, thực trạng hoạt động của các CQHCNN, các chương trình, kế hoạch công tác của cấp trên và cấp dưới… Họ phải có kỹ năng thu thập các thông tin sơ cấp, có khả năng phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thứ cấp.

(2) Kỹ năng tham mưu, tổng hợp. Đó là kỹ năng tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo, tổng hợp các văn bản, tài liệu phục vụ cho việc xây dựng, kế hoạch, chương trình công tác cho lãnh đạo. Mỗi nhiệm vụ, nội dung chương trình công tác đều phải đáp ứng những yêu cầu chuyên môn nhất định, do đó đòi hỏi người làm công tác này phải có am hiểu chuyên sâu về chuyên môn để tham mưu đúng và kịp thời cho lãnh đạo.

(3) Kỹ năng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm các kỹ năng như soạn thảo, ban hành văn bản hành chính, quản lý văn bản, lưu trữ các kế hoạch, chương trình công tác… Trong đó, cần phải nắm vững quy trình xây dựng và ban hành kế hoạch, chương trình công tác, đồng thời nắm bắt các yêu cầu về thể thức và nội dung trình bày kế hoạch, chương trình, các văn bản hành chính nói chung theo pháp luật hiện hành và theo yêu cầu, hướng dẫn mang tính đặc thù, cụ thể của từng cơ quan nói riêng.

(4) Kỹ năng quản lý và sử dụng cơ sở vật chất. Yêu cầu người thực hiện nhiệm vụ quản lý và sử dụng cơ sở vật chất tài sản công trong cơ quan, đơn vị phải có khả năng quản lý và sử dụng các máy móc, thiết bị. Ngoài ra, phải có kỹ năng sử dụng máy tính, đặc biệt là sử dụng thành thạo các phần mềm, thiết bị tin học.

(5) Kỹ năng tổ chức các hoạt động họp, hội nghị. Chương trình, kế hoạch công tác theo tính chất đặc thù của hoạt động QTVP chính là việc thường xuyên phải tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo để thu thập thông tin, tiếp nhận các ý kiến, phổ biến thông tin… do đó, đội ngũ nhân sự làm công tác này phải có kỹ năng tổ chức các cuộc họp, như: xây dựng chương trình tổ chức họp, tổng hợp ý kiến, chuẩn bị các điều kiện vật chất, công tác lễ tân…

Yêu cầu về kiến thức chuyên môn của đội ngũ nhân sự trong hoạt động QTVP chính là yêu cầu quan trọng giúp cho hoạt động QTVP ở các CQHCNN được thực hiện một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng, các kế hoạch, chương trình công tác xây dựng bảo  đảm yêu cầu về nội dung và hình thức.

Nhóm 2: kỹ năng nhân sự.

CQHCNN là tập hợp gồm nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau. Trong quá trình thực hiện các hoạt động của QTVP cũng liên quan đến nhiều cá nhân, bộ phận. Vì vậy, việc tổ chức, sắp xếp nhân sự để tiến hành công việc đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý, sử dụng tốt nhân sự nhằm huy động và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Kỹ năng này sẽ giúp khai thác khả năng của đội ngũ công chức, thúc đẩy và tạo điều kiện cho họ có những sáng kiến cải tiến trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Bố trí nhân sự cũng là một nội dung cần phải có trong các bản kế hoạch, chương trình công tác. Điều này, đòi hỏi người làm công tác lãnh đạo, quản lý của văn phòng phải có khả năng phân tích “công việc” và phân tích “nhân sự”, để từ đó tham mưu phân công người phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu của kế hoạch nhiệm vụ đặt ra. Ngoài ra, giúp tạo động lực và thu hút đội ngũ nhân sự tham gia, tạo dựng niềm tin và sự đồng thuận, cũng như có những giải thích, thuyết phục để giúp các cá nhân, bộ phận có liên quan hiểu rõ, tin tưởng và tích cực tham gia thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả.

Trong quá trình QTVP, có sự tham gia của rất nhiều chủ thể, điều này đòi hỏi người làm công tác này phải có kỹ năng phối hợp, giải quyết những mâu thuẫn, xung đột xảy ra trong quá trình xây dựng kế hoạch, chương trình công tác và khả năng hướng dẫn cho các cá nhân, bộ phận có liên quan biết cách xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của cá nhân phù hợp yêu cầu, mong muốn của cơ quan, tổ chức. Như vậy, có thể thấy, kỹ năng quản lý và sử dụng nhân sự sẽ giúp lựa chọn, thu hút, bố trí, sử dụng và phân tích nhân sự hiệu quả trong quá trình xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của CQHCNN.

Nhóm 3: kỹ năng tư duy.

Đối với hoạt động QTVP ở CQHCNN thì kỹ năng tư duy cực kỳ quan trọng. Thực chất quá trình QTVP là quá trình tư duy, nhận thức vấn đề và ra quyết định để giải quyết vấn đề. Kỹ năng tư duy giúp cho những người làm công tác văn phòng trong CQHCNN nhận diện và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động một cách nhanh chóng và chính xác, giúp hạn chế những rủi ro và tăng tính khả thi của kế hoạch, chương trình công tác. Kỹ năng tư duy bao gồm:

(1) Kỹ năng phát hiện vấn đề và phân tích môi trường. Người làm công tác hoạch định phải có khả năng nhận diện các vấn đề phát sinh trong hoạt động của CQHCNN và phân tích đánh giá các vấn đề này. Bên cạnh đó, trong quá trình xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, đội ngũ công chức phải có khả năng phân tích môi trường, đánh giá được những thuận lợi, thời cơ và khó khăn, thách thức của tổ chức. Để thực hiện được những vấn đề này đòi hỏi đội ngũ công chức phải sử dụng thành thạo kỹ thuật phân tích SWOT. Mặt khác, họ cũng phải có khả năng dự đoán, dự báo xu hướng phát triển của CQHCNN và môi trường trong tương lai.

(2) Kỹ năng tổng hợp và đánh giá đòi hỏi người làm công tác QTVP ở các CQHCNN phải có phương pháp tổng hợp, khả năng tư duy hệ thống, phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề³ phát sinh trong hoạt động của CQHCNN, để từ đó có các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm giúp lãnh đạo các CQHCNN có thể giải quyết được các vấn đề một cách khoa học.

(3) Kỹ năng phân tích và lựa chọn phương án, trên cơ sở các nguyên nhân, người làm công tác QTVP phải xây dựng được nhiều phương án để giải quyết vấn đề. Đồng thời, khi đưa ra phương án đòi hỏi phải có khả năng phân tích, đánh giá các phương án trên các khía cạnh như ưu điểm, nhược điểm, điều kiện vận dụng, những thuận lợi và khó khăn khi triển khai thực hiện các phương án trong kế hoạch, các biện pháp triển khai thực hiện các phương án. Trên cơ sở đó, người hoạch định phải lựa chọn được phương án tối ưu để đưa vào kế hoạch, chương trình công tác, tham mưu cho lãnh đạo, quản lý các CQHCNN.

Việc nắm vững và vận dụng tốt 3 nhóm kỹ năng trên là hết sức quan trọng và cần thiết. Nếu thiếu một trong các kỹ năng này thì người làm công tác QTVP trong CQHCNN sẽ gặp rất nhiều khó khăn và nguy cơ dẫn đến những sai sót trong quá trình xây dựng kế hoạch, chương trình công tác.

Một số giải pháp phát triển quản trị văn phòng hiện nay

Thứ nhất, nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò của hoạt động QTVP.

Nhận thức có vai trò quan trọng đến cách ứng xử, hành vi của mỗi người, do đó, các CQHCNN cần nâng cao nhận thức của đội ngũ công chức về vị trí, tầm quan trọng cũng như các yêu cầu của hoạt động QTVP. Hiện nay có một thực tế đặt ra là, công tác QTVP chưa được quan tâm đúng mức, điều này dẫn đến tình trạng “sao chép” kế hoạch, chương trình công tác hằng năm. Cùng với đó, nhận thức về vai trò của QTVP chưa tương xứng với tầm quan trọng của chức năng này. Bản thân đội ngũ công chức cần thấy rằng, việc chuyển đổi từ hành chính, hậu cần sang tham mưu, tổng hợp của văn phòng thì chức năng tham mưu càng trở nên quan trọng. Họ cũng cần phải nhận thức được các kỹ năng cần thiết trong hoạt động QTVP. QTVP không phải là công việc đơn giản mà nó đòi hỏi rất nhiều kiến thức, kỹ năng khác nhau. Lãnh đạo các CQHCNN cần giải thích để đội ngũ công chức quan tâm thực sự đến công tác này, để từ đó có định hướng phát triển các kỹ năng cần thiết.

Thứ hai, xây dựng mô tả công việc và khung năng lực cho đội ngũ công chức làm công tác QTVP.

Để phát triển các kỹ năng trong QTVP cần xác định các kỹ năng cần thiết. Để làm được điều này, các CQHCNN cần tiến hành mô tả nội dung công việc, xác định cụ thể các hoạt động của QTVP từ đó xác định các kiến thức và kỹ năng cần thiết. Mức độ cụ thể, khoa học của bản mô tả công việc, khung năng lực của hoạt động QTVP sẽ quyết định đến tính hiệu quả của hoạt động QTVP. Bản mô tả công việc và khung năng lực phải được xây dựng theo hướng “lượng hóa” được các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho công chức làm công tác QTVP. Việc phân tích cần gắn các kỹ năng với từng chức danh, vị trí tham gia vào công tác QTVP để xác định kiến thức, kỹ năng tương ứng.

Thứ ba, rà soát và đánh giá năng lực trong QTVP của đội ngũ công chức.

Rà soát và đánh giá năng lực của đội ngũ công chức là cơ sở để tiến hành đào tạo, bồi dưỡng các kỹ năng. Công tác này sẽ xác định những kỹ năng còn thiếu và yếu của đội ngũ công chức. Theo đó, các CQHCNN cần đánh giá mức độ am hiểu và thành thạo của các nhóm kỹ năng chuyên môn, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy. Mức độ thành thạo nên được đánh giá theo các cấp độ từ thấp đến cao⁴ để xác định rõ mỗi kỹ năng ở mức độ nào? Cần trang bị thêm kỹ năng nào?… Việc xác định mức độ phù hợp này càng chính xác và rõ ràng thì công tác đào tạo, bồi dưỡng càng hiệu quả và thực chất.

Thứ tư, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng QTVP cho đội ngũ công chức.

Con đường cơ bản để phát triển kỹ năng cho đội ngũ công chức chính là công tác đào tạo, bồi dưỡng. Trên cơ sở rà soát, đánh giá thực trạng năng lực của đội ngũ công chức làm công tác QTVP thì cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp. Trong thời gian tới, cần tăng cường cử công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng QTVP. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cần theo hướng gắn với thực hành, tránh bồi dưỡng nặng về lý thuyết. Trong quá trình bồi dưỡng cần tập trung hướng dẫn cách sử dụng các công cụ, kỹ thuật trong lập kế hoạch các chương trình, kế hoạch công tác, tham mưu xử lý các tình huống phát sinh khi xây dựng kế hoạch, chương trình công tác. Việc bồi dưỡng cũng cần gắn với yêu cầu kỹ năng của từng chức danh, vị trí cụ thể tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch, chương trình công tác.

Căn cứ vào vị trí, tầm quan trọng của công tác văn phòng, các CQHCNN cần tiếp tục quan tâm và đổi mới, hiện đại hóa văn phòng bằng nhiều biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Muốn tổ chức hoạt động QTVP chuyên nghiệp, hiện đại, cần xây dựng đội ngũ công chức chuyên nghiệp, hiện đại. Đội ngũ này phải có nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vị trí, vai trò của hoạt động QTVP và được trang bị nhiều kiến thức, kỹ năng khác nhau. Đây cũng chính là một trong những tiền đề góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các CQHCNN.